SSC & PFC Intro Meeting Minutes 9.5.19 | Minutas de la Reunión de Introducción SSC & PFC 9.5.19

SSC & PFC Intro Meeting Minutes 9.5.19

Helen Rocca – Introductions about meeting purpose 

Introduce Dana Page from NVUSD

School Site Council

A School Site Council must be established at all NVUSD schools. The elected members of the SSC represent parents and school staff in school governance. By state law, the SSC must oversee the site-based budgeting of categorical funds and the development and monitoring of the SPSA. The SSC is expected to:

  • Review and analyze student data.
  • Solicit community input, including feedback from the ELAC.
  • Assist the principal in developing the SPSA and school site budget.
  • Monitor the implementation and effectiveness of the SPSA on an ongoing basis.
  • Approve categorical funding (Title I) in the SPSA and/or review the school site budget (schools without Title I) before it is submitted to the District for final review and approval.
    1. 5 parents, 3 teachers, principal, 1 classified member

PFC

  • to provide support, in various forms, for the school, its students and community, including  raising funds for the benefit of the school
  • to work in cooperation with the principal, staff and school council in building effective partnerships between home and school
  • to encourage diversity by getting to know the parents of other children at the school, and to support the operation of the school.
  • to create an inclusive environment including social, educational or fundraising activities – principal and teachers provide feedback (and school council where required) 
  • Parent clubs are most effective when there is a close and cooperative working relationship with the principal, faculty, school council. 

School Site Council (SSC) and PFC separate because SSC oversees the budget of the school and PFC has their own funds/budget they manage. Work in conjunction so PFC can pay for items not approved in school site budget.

Question –  (Schecky M.) – Are there rules about what a parent club can or cannot spend money on?

Answer –  (Helen) -PFC can’t pay for classroom instructional materials that are covered by title 1, but they can pay for things like PE supplies or art sups to add a class, cannot change academic standards because they are covered by ed code

Answer – (Dana) – depends on what discussing funding, for example paying for positions because PFCs can hire aids, extra yard duty, etc. but can be difficult because they are district employees so best practice involves paying extra hourly vs hiring a district employee

Question – (Derek) – This organization is paying for aids, is that ok?

Answer – (Dana) Yes, ok, best practice is to be clear on cap, etc and meet with district rep because district may change pay scale, etc and PFC becomes responsible for that, including pay increases that may be approved by district mid-year. PFC must honor the district pay scale.

Answer – (Dana) Not when hired thru NVUSD, the district does that.

Question – (Shecky) Is it recommended to create a buffer in the budget in case of salary increases?

Answer – (NVUSD/Helen) – Yes & that’s what PV PFC has done it to pay for aids in the past.

What is the Parent Faculty Club (PFC) Executive Board? 

Any 501(c)3 nonprofit must have an Executive Board in order to maintain nonprofit status. The Executive Board is responsible for :

  • Maintaining the funds raised by parent volunteers
  • Organizing and hosting community events at School
  • Leading general meetings of the parent faculty club
  • Disseminating information to parents and teachers
  • PFC does not actively participate in curriculum development nor school administration 

Question – (Derek)  Does PFC have independent control over funds raised and budget spending?

Answer – (Dana) NVUSD does have oversight to make sure parent clubs follow site code, etc. but not get into details whether an instructional aid vs PE teacher, for example. This is where SSC coming up with a budget and identifying shortfalls then reaching out to PFC to make a budget request is best practice.

Answer – (Helen) The key is it’s a Parent Faculty Club so parents and faculty work well together to understand what the faculty needs to support education and spend funds on things that can be implemented. Example (Dana) – parents approved spending for science lab (at another school) and supplies but teachers did not know how to use in class so it went underused.

Question (Derek) – Is there a pipeline for teachers to come directly to the parent club and make requests?

Answer – (Helen) We have a teacher rep, Robin Thompson, that attends PFC and shares needs and requests from teachers as well as parent requests of teachers for participation in events, etc.

Question (Derek) – Is that common in NVUSD?

Answer – (Dana) – Many schools operate that way. Some PFCs have mini-grants or earmarks for each teacher/grade so teachers can spend how they want. Very common to have a rep so one person can be relied on and disseminate info both ways.

Helen – That’s why Robin always has a space on the agenda to bring up teacher concerns.

How can you participate:

  • Participate in School Site Council, ELAC and school planning meetings
  • Participate in the Parent Faculty Club
    • Attend general meetings
    • Join the Executive Board
  • Participate in your school’s student and parent/family surveys to make sure parents’ voices are heard
  • Attend Coffee with the Principal

H – SSC creates surveys every year and then reviews results and uses them to create goals for next year

Question – (Schecky) – When’s next one of those?

Answer – (Helen) – tomorrow

How many members are elected to the School Site Council?

At the elementary level, the council shall be constituted to ensure parity between (a) school staff members (principal, classroom teachers, and other school staff); and (b) parent/community members (California Education Code Section 52852). In other words, one-half of the members must be school staff (classroom teachers shall comprise the majority of this half of the council) and the other half must be parents/community members.

For example, a 10-member SSC could satisfy this requirement

  • Five School staff members (1 – principal, 3 – classroom teachers and 1 – other school staff), and
  • Five Parent/community members.

A site may choose to have a smaller/larger SSC, but parity between school 

staff members and parent/community members must be maintained.

Question –  (Derek)  In the future can info about SSC openings go out to the general parent population? 

Answer – (Helen) It was mentioned in Back to School night, Coffee with the Principal, Newsletter, we can try to come up with how it would be worded on Social. Like to provide info in person because it is involved and confidential so like to explain more about it. 

Who coordinates the election for the School Site Council

In the NVUSD, typically, the principal or designee coordinates the SSC election for parent and community members and for student members.

Who coordinates the election for the PFC Executive Board?

Bylaws have ballot if more than one person nominated and voice if not. We have some openings and about 6 people interested. 

H – SSC & PFC are both 2-year terms, can be staggered which helps with continuity or lack of involvement. Future goal would be to add as terms expire.

When should elections take place? What is the term of office? Can elections be organized so that members’ terms of office are staggered?

  • Elections take place as needed to maintain a current roster. The term of office is two years.
  • Yes, this would provide for continuity and schools are encouraged to do this. As new members are elected to the council, “experienced” members would serve as models. The council could continue its critical work without the interruption of beginning anew every two years.
  • Wednesday folders election forms as well as Google Survey electronically

Helen – Ballots will go out in Wednesday folders as well as digitally.

Question – (Schecky) – Will elections for both run concurrently?

Answer – (Helen) Yes – to save paper we will put both on one page.

Question – (Monica) – Do all parents vote?

Answer – (Helen) – Yes

Dana – to be clear only vote on parents members of SSC, not a teacher or a classified reps.

Helen- it becomes teacher extra duty

Question – (Laura Cerruti) – How many SSC meetings/year?

Answer – (Helen) – 4, try to be flexible to fit parents working schedules

Question – (Monica) How many parents on SSC?

Answer – (Helen)  5

Question – Dana) Are you replacing all 5 parent positions on SSC this year?

Answer – (Helen) Yes, because the school grew so we need more parent representatives to match enrollment. Went from 3-5

Question – (Schecky) Will all SSC have 2-year terms?

Answer  – (Helen) – Yes it’s the law that they are 2 years long.

Question – (Derek) Is it correct that we only need ballots if contested per position (PFC)?

Answer – (Helen) Yes

Question – (Derek) Don’t we need to have a meeting to request nominations?

Answer – (Helen/Alexis/Claudette) That is this meeting, as mentioned at coffee with Principal and Back to School Night.

Question – (Gretchen) Can you be in PFC and not be in Board

Answer – (Claudette) Yes – can be general member, appointed chairperson, etc.

Question – Which Board positions are open

Answer – (Claudette) President, Vice President, Corresponding Secretary, Treasurer

Question – (Laurie)  Should we write a mini-bio if want to run?

Answer – (Helen) Yes

Question/Comment – (Alexis) My understanding is the Treasurer should have more checks and balances, some boards have 2 Treasurers to check the work done, etc.

Answer – (Helen) We would have to vote to change the bylaws but the district rules are that the principal is one of the signers on the bank account. 

Question – (Monica) Is there descriptions of roles?

Claudette read through descriptions written of roles that are open and Laurie shared binders with specific requirements & responsibilities.

Question – (Gretchen) Do we need room parents or someone to lead room parents?

Answer – (Claudette/Helen) Ruth is our room parent coordinator, still looking for K and 1st room parents

Justin volunteered for Corresponding Secretary. – To be added to the ballot.

Schecky volunteered for Recording Secretary, but that position is not open.

Claudette thinks Sara G will resign and it is good to tag team that role because meeting minutes are a lot of work.

Question  – (Monica) Is there a secret on who has put their name in?

Answer – (Helen) No, just want to make sure after this meeting the people who have already contacted us are still interested.

Schecky – would like to fill needs rather than go for a particular role, so is there a way to know what has no one nominated so he can fill empty slots

Helen – yes – email PFC email and they’ll reply

Monica – still would like to understand treasurer role

Gave binder to understand better

Meeting Attendees:

Claudette Shatto

Gretchen Jensen

Monica Fernandez

Laura Cerruti

Lorena Castillo

Justin Godey

Alexis Alexander

Schecky Miluso

Dana Page

Derek Moore

Helen Rocca

Laurie Corona

Minutas de la Reunión de Introducción SSC & PFC 9.5.19

Helen Rocca – Presentaciones sobre el propósito de la reunión 

Presentación de Dana Page del NVUSD

Consejo Escolar

Se debe establecer un Consejo Escolar en todas las escuelas del NVUSD. Los miembros electos del SSC representan a padres, madres y al personal escolar en la gobernanza escolar. Según la ley estatal, el SSC debe gestionar el presupuesto escolar de fondos categóricos y el desarrollo y control del SPSA. Se espera que el SSC:

  • Revise y analice datos estudiantiles.
  • Solicite valoraciones de la comunidad, inclusive valoraciones del ELAC.
  • Ayude a la dirección a desarrollar el SPSA y el presupuesto escolar.
  • Controle la implementación y efectividad del SPSA de manera constante.
  • Apruebe la financiación categórica (Título I) del SPSA o revise el presupuesto escolar (escuelas sin Título I) antes de presentarlo al Distrito para su revisión y aprobación definitiva.
    1. 5 padres y madres, 3 maestros, dirección, 1 miembro clasificado

PFC

  • proporcionar apoyo, de diversas maneras, a la escuela sus estudiantes y comunidad, inclusive recaudación de fondos en beneficio de la escuela
  • trabajar en cooperación con la dirección, personal y consejo escolar para desarrollar asociaciones efectivas entre casa y la escuela
  • fomentar la diversidad conociendo a los padres y madres de otros estudiantes de la escuela, y apoyar el funcionamiento de la escuela
  • crear un entorno inclusivo, con actividades sociales, educativas o de recaudación de fondos – la dirección y los maestros proporcionan valoraciones (y el consejo escolar cuando se requiera) 
  • Los Clubes de Padres y Madres son más efectivos cuando hay una relación de trabajo cercana y cooperativa con la dirección, el personal y el consejo escolar. 

El Consejo Escolar (SSC) y el PFC están separados porque el SSC controla el presupuesto de la escuela y el PFC tiene sus propios fondos/presupuestos que gestionan. Trabajan conjuntamente para que el PFC pueda pagar por artículos no aprobados en el presupuesto escolar.

Pregunta –  (Schecky M.) – ¿Hay normas sobre en qué puede y no puede gastar dinero un club de padres y madres?

Respuesta –  (Helen) – El PFC no puede pagar materiales de instrucción de clase que estén cubiertos por Título 1, pero pueden pagar cosas como materiales de E.F. o de arte para añadir a una clase, no pueden cambiar los estándares académicos porque están cubiertos por el código de educación.

Respuesta – (Dana) – Depende de qué financiación, por ejemplo, pagar puestos porque el PFCs puede contratar ayudantes, ayudantes de patio adicionales, etc., pero puede ser difícil porque hay empleados del distrito, así que lo mejor es pagar horas extra vs. contratar a un empleado del distrito.

Pregunta – (Derek) – Esta organización paga por ayudantes, ¿eso está bien?

Respuesta – (Dana) Sí, vale, la mejor práctica es tener claro el límite, etc., y reunirse con el representante del distrito debido a que el distrito puede cambiar la escala salarial, etc., y el PFC pasa a ser responsable de ello, inclusive aumentos de suelto que puedan ser aprobados por el distrito a mediados del curso. El PFC debe respetar la escala salarial del distrito.

Respuesta – (Dana) No cuando se contrata a través del NVUSD, el distrito hace eso.

Pregunta – (Shecky) ¿Se recomienda tener un margen en el presupuesto en caso de que haya incremento salariales?

Respuesta – (NVUSD/Helen) – Sí, y eso es lo que ha hecho el PFC PV para pagar a los ayudantes en el pasado.

¿Qué es el Consejo Directivo del Club de Padres, Madres y Maestros (PFC)? 

Cualquier organización sin ánimo de lucro 501(c)3 debe tener un Consejo Ejecutivo para mantener su estatus sin ánimo de lucro. El Consejo Ejecutivo es responsable de:

  • Mantener los fondos recaudados por los padres y madres voluntarios
  • Organizar y programar eventos comunitarios en la escuela
  • Dirigir reuniones generales del club de padres, madres y maestros
  • Divulgar información entre padres, madres y maestros
  • El PFC no participa activamente en el desarrollo del currículo ni en la administración escolar 

Pregunta – (Derek) ¿El PFC tiene control independiente sobre fondos recaudados y gasto presupuestario?

Respuesta – (Dana) El NVUSD tiene control para asegurarse de que los clubes de padres y madres sigan el código escolar, etc., pero no entra en los detalles, un ayudante de instrucción vs. maestro de E.F., por ejemplo. Esto es donde el SSC tiene que examinar el presupuesto e identificar carencias, y luego contactar con el PFC para hacer una solicitud de presupuesto, sería la mejor práctica.

Respuesta – (Helen) La clave es que es un Club de Padres, Madres y Maestros, así que los padres, madres y maestros trabajan conjuntamente para comprender qué necesitan los maestros para dar apoyo a la educación y dedicar fondos en cosas que puedan implementarse. Ejemplo (Dana) – Los padres y madres aprobaron el gasto de un laboratorio de ciencia (en otra escuela) y materiales, pero los maestros no sabían cómo usarlo en sus clases así que se infrautilizó.

Pregunta (Derek) – ¿Hay un canal para que los maestros contacten directamente con el club de padres y madres y hagan solicitudes?

Respuesta – (Helen) Tenemos una representante de maestros, Robin Thompson, que asiste al PFC y comparte las necesidades y solicitudes de los maestros, así como solicitudes de padres y madres para la participación de maestros en eventos, etc.

Pregunta (Derek) – ¿Eso es común en el NVUSD?

Respuesta – (Dana) – Muchas escuelas funcionan de ese modo. Algunos PFCs tienen mini-subvenciones o asignaciones para cada maestro/grado, para que los maestros puedan gastarlas como quieran. Es muy común tener un representante, para que haya una persona que divulgue información de manera bidireccional.

Helen – Es por eso por lo que Robin siempre tiene un espacio en la agenda, para compartir los asuntos de los maestros.

Cómo pueden participar:

  • Participen en el Consejo Escolar, ELAC y reuniones de planificación escolar
  • Participen en el Club de Padres, Madres y Maestros
    • Asistan a las reuniones generales
    • Únanse al Consejo Ejecutivo
  • Participen en la escuela de su estudiante y completen las encuestas parentales/familiares, para asegurarse de que las voces de los padres y madres son escuchadas
  • Asistan al Café con la Dirección

H – SSC crea encuestas cada curso y luego revisa los resultados y los usa para crear metas para el siguiente curso escolar

Pregunta – (Schecky) – ¿Cuándo es el siguiente de estos?

Respuesta – (Helen) – Mañana.

¿Cuántos miembros son electos para el Consejo Escolar?

A nivel de primaria, el consejo se constituirá para garantizar la paridad entre (a) miembros del personal escolar (dirección, maestros de clase y otros miembros del personal escolar); y (b) padres/madres/miembros de la comunidad (Sección 52852 del Código de Educación de California). En otras palabras, la mitad de los miembros deben ser personal escolar (los maestros de clase compondrán la mayoría de esta mitad del consejo) y la otra mitad deben ser padres/madres/miembros de la comunidad.

Por ejemplo, un SSC de 10 miembros podría satisfacer este requisito del siguiente modo:

  • Cinco miembros del personal escolar (1 – dirección, 3 – maestros de clase y 1 – otro miembro del personal escolar), y
  • Cinco padres/madres/miembros de la comunidad.

Una escuela puede elegir tener un SSC más pequeño / más grande, pero la paridad entre los miembros del personal 

escolar y los padres/madres/miembros de la comunidad debe mantenerse.

Pregunta – (Derek) En el futuro, ¿se puede informar a los padres y madres en general sobre puestos disponibles en el SSC? 

Respuesta – (Helen) Se mencionó en la Noche de Regreso a la Escuela, Café con la Dirección, Boletín, podemos intentar ver cómo compartirlo en Social. Nos gustaría proporcionar información en persona porque es algo que requiere dedicación y es confidencial, así que nos gusta explicar más sobre ello. 

¿Quién coordina la elección del Consejo Escolar?

En el NVUSD, normalmente, la dirección o persona designada coordina la elección del SSC para padres, madres y miembros de la comunidad, y para estudiantes miembros.

¿Quién coordina la elección del Consejo Ejecutivo del PFC?

Los estatutos indican papeleta si hay más de una persona nominada y de viva voz si no. Tenemos algunos puestos disponibles y unas 6 personas interesadas. 

H – SSC & PFC son mandatos de 2 años, se pueden escalonar, lo que ayuda con la continuidad o la falta de participación. La meta futura sería añadir más a medida que los mandatos finalicen.

¿Cuándo deben tener lugar las elecciones? ¿Cuál es la duración del mandato? ¿Se pueden organizar elecciones para que la duración de los mandatos de los miembros sea escalonada?

  • Las elecciones tienen lugar según sea necesario para mantener un escalafón actualizado. La duración del mandato es de dos años.
  • Sí, esto proporcionaría continuidad y se fomenta que las escuelas hagan esto. A medida que los nuevos miembros sean electos para el consejo, los miembros “experimentados” servirán como modelos. El consejo podría continuar su fundamental trabajo sin la interrupción de comenzar desde cero cada dos años.
  • Formularios de elección en los archivadores del miércoles así como Google Survey electrónicamente

Helen – Las papeletas se enviaron en los archivadores del miércoles, así como digitalmente.

Pregunta – (Schecky) – ¿Las elecciones para ambos serán simultáneas?

Respuesta – (Helen) Sí – para ahorrar papel las pondremos en una misma hoja.

Pregunta – (Monica) – ¿Todos los padres y madres votan?

Respuesta – (Helen) Sí.

Dana – Para ser claros, solo votan a los padres y madres miembros del SSC, no los representantes de los maestros o personal clasificado.

Helen – Pasa a ser asignación extra para los maestros.

Pregunta – (Laura Cerruti) – ¿Cuántas reuniones del SSC hay al año?

Respuesta – (Helen) – 4, intentamos ser flexibles para adecuarnos a los horarios de trabajo de los padres y madres.

Pregunta – (Monica) ¿Cuántos padres y madres hay en el SSC?

Respuesta – (Helen)  5.

Pregunta – (Dana) ¿Van a reemplazar los 5 puestos de padres y madres en el SSC este año?

Respuesta – (Helen) Sí, porque la escuela creció, así que necesitamos más representantes de padres y madres para corresponderse con la matriculación. Se pasó de 3 a 5.

Pregunta – (Schecky) ¿Todo el SSC tendrá un mandato de 2 años?

Respuesta – (Helen) – Sí, es la ley que los mandatos sean de 2 años.

Pregunta – (Derek) ¿Es correcto que solo necesitamos papeletas si hay varias personas para el puesto (PFC)?

Respuesta – (Helen) Sí.

Pregunta – (Derek) ¿No necesitamos tener una reunión para solicitar nominaciones?

Respuesta – (Helen/Alexis/Claudette) Eso es esta reunión, como se mencionó en el Café con la Dirección y la Noche de Regreso a la Escuela.

Pregunta – (Gretchen) ¿Puede uno estar en el PFC y no en el Consejo?

Respuesta – (Claudette) Sí – se puede ser miembro general, presidente nombrado, etc.

Pregunta – ¿Qué puestos del Consejo hay disponibles?

Respuesta – (Claudette) Presidencia, Vicepresidencia, Secretaría de Correspondencia, Tesorería.

Pregunta – (Laurie) ¿Deberíamos redactar una mini biografía si queremos presentarnos?

Respuesta – (Helen) Sí.

Pregunta/Comentario – (Alexis) Comprendo que la Tesorería debería tener más controles y contrapesos, algunos consejos tienen 2 puestos de Tesorería para comprobar el trabajo hecho, etc.

Respuesta – (Helen) Tendríamos que votar el cambio de los estatutos, pero las normas del distrito son que la dirección es una de las personas que firmantes en la cuenta bancaria. 

Pregunta – (Monica) ¿Hay descripción de los roles?

Claudette leyó las descripciones escritas de los roles que hay disponibles y Laurie compartió archivadores con requisitos y responsabilidades específicos.

Pregunta – (Gretchen) ¿Necesitamos padres y madres del salón o alguien que dirija a los padres y madres del salón?

Respuesta – (Claudette/Helen) Ruth es nuestra coordinadora de padres y madres del salón, aún estamos buscando padres y madres del salón de K y 1º.

Justin se presentó voluntario para la Secretaría de Correspondencia. – A añadir en la papeleta.

Schecky se presentó para Secretaría de Registros, pero ese puesto no está disponible.

Claudette cree que Sara G dimitirá y es bueno compartir ese rol porque las minutas de la reunión son mucho trabajo.

Pregunta – (Monica) ¿Existe secreto sobre quién ha puesto su nombre?

Respuesta – (Helen) No, solo queremos asegurarnos de que después de esta reunión, la gente que ya ha contactado con nosotros sigue estando interesada.

Schecky – Me gustaría atender necesidades en lugar de ir a un rol en particular, así que ¿hay un modo de saber qué puesto no tiene nominaciones para poder llenar puestos vacíos?

Helen – Sí – envíe un correo electrónico al PFC y ellos contestarán.

Monica – Me gustaría comprender el rol de Tesorería.

Se le dio el archivador para comprenderlo mejor.

Asistentes a la Reunión:

Claudette Shatto

Gretchen Jensen

Monica Fernandez

Laura Cerruti

Lorena Castillo

Justin Godey

Alexis Alexander

Schecky Miluso

Dana Page

Derek Moore

Helen Rocca

Laurie Corona